Zastępca Kierownika Wydziału Organizacyjnego
Wydział Organizacyjny
Do obowiązków należy:
- Przyjmowanie klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem Gminy, Zastępcą Wójta i Skarbnikiem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów.
- Udzielanie pełnej informacji w zakresie:
- rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw;
- danych o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.)
- Prowadzenie sekretariatu Urzędu Gminy poprzez:
- zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej;
- obsługę skrzynki @ Wójta Gminy, faksu, kserokopiarki, skanera oraz innych urządzeń biurowych;
- działania sekretariatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
- ustalanie harmonogramu pracy i zajęć Wójta Gminy i Zastępcy Wójta oraz koordynowanie terminarzy spotkań, konferencji, narad itp.
- Organizowanie obsługi oficjalnych wizyt, delegacji i innych ważnych spotkań i narad a w szczególności:
- przygotowanie propozycji programu oraz upominków okolicznościowych,
- zorganizowanie noclegów i wyżywienia.
- Przygotowywanie sprawozdania z działalności międzysesyjnej Wójta Gminy Przemęt.
- Prowadzenie rejestru:
- zarządzeń Wójta Gminy,
- zarządzeń Wójta Gminy jako kierownika jednostki,
- upoważnień i pełnomocnictw.
- Wystawianie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych oraz prowadzenie rejestru.
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie używania obcych środków transportowych.
- Prowadzenie spraw z zakresu nadzoru właścicielskiego spółek gminnych.
- Przygotowywanie oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych dla Wójta Gminy i Zastępcy Wójta.
- Przygotowywanie ewidencji przebiegu pojazdu dla Wójta i Zastępcy Wójta.
- Gromadzenie dokumentacji w zakresie:
- udostępniania informacji publicznej,
- badań ankietowych,
- pracy Wójta Gminy z Radą Społeczną.
- współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia.
- Prowadzenie ewidencji kluczy oraz sprawowanie nadzoru nad gospodarką kluczami.
- Prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek, zlecanie wykonania pieczęci i pieczątek, nadzór nad ich przechowywaniem, oraz likwidacja pieczęci zużytych.
- Wywieszanie flag z okazji świąt państwowych i wydarzeń okolicznościowych.
- Prowadzenie ewidencji wyposażenia:
- sekretariatu;
- biura Wójta Gminy;
- biura Zastępcy Wójta.
- Kierowanie pracą Wydziału Organizacyjnego podczas nieobecności Kierownika Wydziału.